070157 VU Schriftgutverwaltung und Records Management (2021S)

Schriftgutverwaltung und Records Management gehören in Behörden und Organisationen zu den Führungsaufgaben. Sie bestimmen in Folge ganz wesentlich die Struktur und Benutzbarkeit von Archiven. Für Archivar*innen sind Kenntnisse und Fähigkeiten in Schriftgutverwaltung und Records Management strategische Aufgaben, auf welche die Studierenden in dieser LV vorbereitet werden: Sie erhalten Grundlagen für das Verständnis und die wissenschaftliche Bearbeitung von historischem Schriftgut, für die Vorbereitung von Übernahme von klassischen Papier-Registraturen und digitalen Ablagen sowie für Beratung von Organisationen bei der Planung einer (digitalen) Aktenführung.

Die Lehrveranstaltung vermittelt Grundlagen der Schriftgutverwaltung (Definitionen, Aufgaben, Funktionen und Ziele; es werden historische und klassische Schriftgutverwaltungen der Neuzeit bis ins 20. Jahrhundert sowie ihre Konzepte, Funktionen und Instrumente vorgestellt (Kanzleiordnungen, Geschäftsgang und Aktenlauf, Kanzleibücher, Verzeichnisse und Findmittel, Ablagesysteme, Registraturen und Zwischenarchive).

Mit dem Entstehen des modernen Records Managements im Verlauf des 20. Jh. erfuhr die klassische Schriftgutverwaltung einige tiefgreifende Veränderungen, insbesondere aufgrund der geänderten Situation der Aktenentstehung (Medien, Formate, Mengen). Es werden Standards und Normen besprochen, sowie die Dimensionen aktueller Aktenführungs- und Records Management-Konzepte vorgestellt.

Anhand von Quellenbeispielen wird das Entschlüsseln historischer und klassischer Ordnungssysteme geübt sowie Methoden des Records Managements mit praktischen Beispielen erarbeitet.
Vorgesehen sind zwei Exkursionen: Niederösterreichisches Landesarchiv/St. Pölten; Atomenergiebehörde/Wien (Änderungen Corona-bedingt möglich!)